退職届・退職願の書き方は？テンプレート付きで解説

退職届とは、会社で退職が受理され退職日が確定したあとに提出する書類です。退職する意思を伝えるために提出する書類ではないので注意しましょう。

ただし、指定の書式がある場合や、上司ではなく人事部に提出するなど、提出方法は会社によって異なります。提出前に直属の上司に確認するか、就業規則をチェックしておきましょう。

ただし、あえて退職願を書類として提出することで退職の意思が固いことを伝えられる、退職を願い出たことを証拠として残せるといったメリットもあります。

会社指定のテンプレートがある場合や、提出先が上司ではなく人事部である場合など、会社によってルールが異なるので注意が必要です。

退職届・退職願を手書きで作成する場合は以下のものを準備しましょう。

• 無地の白い封筒
• 白い便箋
• 印鑑（シャチハタは避ける）
• 消えない筆記用具
• クリアファイル

時間が経つと消えてしまう場合があるのでフリクションペンを使うのはNG。フリクションペンとは、温度変化によってインクが透明になる、いわゆる消せるボールペンのことです。

退職届・退職願を封筒に封入するときのポイントは以下のとおりです。

封筒の表面

封筒中央に退職届、または退職願と書きましょう。

封筒の裏面

左下に所属部署と自分の氏名を書きましょう。

便箋の折り方

便箋上部が上にくるように三つ折りにします。

便箋の入れ方

便箋上部の右端が表面の上部にくるよう封入してのりでとめ、綴じ目に封字（〆）を書いて完成です。

退職届・退職願を書くときのポイントはほとんど同じで、以下のとおりです。

書式

縦書きで作成しましょう。

冒頭

退職届または退職願と書きます。

本文の書き出し

ポイントを踏まえて例文を紹介します。実際に書くときは縦書きで書きましょう。

記載すべき位置を（）で補足しています

山田　太郎（名前の下に捺印）

ポイントを踏まえて例文を紹介します。実際に書くときは縦書きで書きましょう。

記載すべき位置を（）で補足しています

退職願（中央寄せで記載）

yyyy年mm月dd日をもって退職いたしたく、ここにお願い申し上げます。

山田　太郎（名前の下に捺印）

就業規則を確認のうえ、自分の状況にあわせて退職願を作成しましょう。

退職願は就業規則で定められている期日までに、指定されている相手に提出する必要があります。退職希望日の1〜2か月前までに直属の上司に提出するよう定められているのが一般的です。

提出方法の指定がない場合は、直属の上司に時間を作ってもらい、ほかの社員がいない場所で退職願を直接手渡しするのがビジネスマナーです。

退職願は就業規則で指定されている場合を除き、省略しても問題ありません。ただし、口頭で退職の意向を伝える場合も手渡しと同様の手順を踏みましょう。

このタイミングでは退職が確定していないため、書類を提出する場合は退職届ではなく退職願が妥当です。

退職の申し出が承認されたら、業務の状況や引き継ぎなどのスケジュールを相談して正式な退職日を決定します。

関係者との調整が必要なため、基本的には自分の都合で勝手に決めることはできません。直上の上司と十分相談し、双方納得できる日を決めましょう。

退職日が確定したら、確定した退職日を記載した退職届を提出します。

会社指定の書式が用意されていて、必要なタイミングが来たら上司や人事部から退職届の提出を求められるのが一般的です。

上司や会社からの案内がない場合もあるので、基本的には自分で必要な書類や提出先などを調べて準備し、自分から提出日や提出先を確認しましょう。

退職日の目処が立ったら、並行して退職に向けた準備を進めていきましょう。

具体的には社内外への挨拶・各種保険の手続き・退職時の書類や物品のやり取りなどです。

会社からの貸与品の返却や提出物、退職にあたって会社から受け取る書類などもあるため、上司や担当部署に確認しながら進めていくとよいでしょう。

ただし、退職によってさまざまな人に影響が出るため、社内外への報告や挨拶は上司からの指示があるまで行わないことが重要です。

自分の状況に合わせて退職届・退職願を正しく使い分けましょう。

たとえば、まだ退職が承認されておらず退職日も決まっていない状態で、退職の意向を伝える目的で退職届を提出するのは不適切です。

誤った書類を提出するのは失礼にあたりますし、書類を作り直す手間も発生してしまいます。

退職届は一度提出すると撤回できず、退職願は撤回できる可能性はありますがおすすめはしません。

退職届はすでに退職が確定したことを改めて会社に届け出るための書類です。一方、退職願は退職の意向を伝えるための書類なので、退職が承認される前であれば撤回できる可能性があります。

しかし、退職の意向を撤回するのはリスクが高くおすすめはしません。その後の人間関係がギスギスしたり、不本意な異動を言い渡されたりする可能性もあるため、よく考えてから退職を申し出ましょう。

退職の事実は、上司や会社と決めたタイミングで周囲に伝えましょう。

退職が自己都合であったとしても、従業員の退職は社内や取引先などさまざまな人に影響が出ます。

たとえば、取引先に退職を伝える際は同時に後任を紹介するのがマナー。後任が決まっていない状態で取引先に伝えるのは失礼にあたるだけでなく、これまでの信用に傷を付けてしまう可能性もあります。

あらぬトラブルを避けるためにも、退職は会社や上司の指示や許可が出てから伝えましょう。

退職の意向を上司に伝える際にはマナーがあります。

上司に声をかけてアポを取るのは退職の1〜3か月前、就業規則の定めによって期間は前後します。声をかけるときは繁忙期や業務のコアタイムは避けましょう。

また、退職理由は自己都合とするのが無難です。会社や同僚に関する不満をぶつけてしまうと、退職までの間の居心地が悪くなってしまったり、不満要素を解消するから辞めないでほしいといった引き止めにあったりと、手続きがスムーズに進まない可能性があります。

なお、退職願を用意している場合は上司に直接手渡しするのがマナーです。

退職届・退職願は、手書き・縦書きが一般的です。

正式な決まりはありませんが、手間のかかる手書きのほうが意思や誠意が伝わりやすいと考えられています。

会社から書式の指定がある場合は、その指定に従えばOKです。

直属の上司が退職届・退職願を受け取ってくれない場合は、別の上司に相談しましょう。

直属の上司は自分が管轄する業務に直接支障が出るため、受け取ってくれなかったり後回しにされたりするケースがあります。

このような場合は相談相手を変え、別の上司に相談してみましょう。それでも受け取ってくれない場合はさらに役職が上の上司に交渉を持ちかけます。

受取拒否は利害関係や私情によって起こりやすいので、私情が入らない人事部に相談するのもひとつの方法です。

なお、最初から人事部が窓口の場合もあるので、就業規則をよく確認したうえで書類を提出しましょう。

会社都合で退職する場合は、会社の指示に従って書類を提出しましょう。

手続きの必要書類として提出を求められる場合がありますが、自己都合退職とは書く内容が異なります。

誤って一身上の都合と書いて受理されてしまうと自己都合退職となり、退職後の失業給付の金額や期間が変わってしまい損をする可能性があるので注意が必要です。

残っている有給は基本的にすべて消化できます。まとめて消化しても問題ありません。

そもそも有給休暇はいつでも自由に取得できるもの。有給を取得する理由も詳しく説明する必要はなく、退職にともなう有給消化とすれば十分です。最終出勤日から有給消化が始まり、有給消化最終日を退職日とするのが一般的となっています。

ただし、まとめて休みを取ることで業務に支障が出る可能性はあるので、早めに休暇取得の希望を出しましょう。