紙による申請・承認・稟議などを電子化できるワークフローシステム。申請から決済までを効率的に進めたい場合に役立ちます。しかし、ServiceNowやサイボウズ・Garoonをはじめ多くのシステムがあり、クラウド型やオープンソースなど特徴もさまざま。どれを選ぶべきか決めかねてしまいますよね。
そこで今回は、ワークフローシステムの選び方と、おすすめのシステムをランキング形式でご紹介します。それぞれの特徴や料金を比べながら、自社に合ったものを見つけてください。
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導入することで、申請から承認までにかかる時間を大幅に短縮できるのがメリットです。紙での管理とは違い、リモートワークや担当者の出張中も作業ができます。また、承認状況が可視化されるため、進行が滞っている部署への連絡もスムーズです。
過去の決裁文書を簡単に参照して新しい書類を作成できるため、業務の円滑化にもなるでしょう。システムと業務フローをうまく連携できないと効率が落ちる・操作が難しいと使用までに時間がかかるというデメリットはありますが、自社に合ったものを上手く選べば業務の効率化を進められますよ。
ワークフローシステムを選ぶ際に必ずチェックしておきたい「4つのポイント」をご紹介します。
企業によって、使用しているシステムや承認フローはさまざまです。まずは、自社で使っているシステムやフローに合っているかチェックしましょう。
たとえば「ワークフローEX」は、Excelの稟議文書をそのままワークフローに反映可能です。使い慣れた入力フォームで書類作成ができるので、システム導入後もスムーズに利用しやすいでしょう。
そのほか、会計システムと連携させて仕訳データを自動生成したり、Chatworkと連携して承認依頼の連絡を自動で通知できたりといったシステムもあります。連携できるシステムはそれぞれ異なるので、利用する前に確認しておくとよいでしょう。
承認フローが複雑、あるいは特別なフローを実施しているなら、承認フローの自由度が高いシステムがおすすめです。とくに決済金額の多さや納期に合わせて独自の申請ルールを設けている企業では、承認フローもより複雑になります。
そのため、申請文書の種類ごとにあらかじめ承認経路を複数設定できたり、メッセージの編集ができたり、複雑な申請にも柔軟に対応できるシステムがよいでしょう。「楽々WorkflowⅡ」のように書類の内容によって経路を自動で切り替えられるシステムもあるので、細かな機能も要確認ですよ。
中小企業と大企業のどちらなのかによっても、選び方は異なります。会社の規模や従業員の人数を考慮して、どのシステムにするか決めましょう。
フローに関わる人数が数十人程度の企業なら、シンプルな機能でわかりやすいシステムがおすすめです。規模が大きくない企業では申請・承認・回覧といった工程がメインで、それほど込み入ったフローは必要ないことが多いもの。
そのため、導入するシステムは理解しやすく、承認フローも複雑すぎないものがよいでしょう。とくに「rakumo ワークフロー」や「X-point Cloud」など、直感的な操作感やわかりやすいUIを強みにしているシステムを中心に探してみてください。
従業員数が1,000人を超えるような大企業なら、稟議や決裁にも対応できるカスタマイズ性の高いシステムが適しています。フローに関わる人数が増えると、組織構成や承認作業に必要なルールもより複雑になり、部門を超えた承認も発生しがち。システムも柔軟に対応できるものが必要です。
たとえばサイボウズが提供している「Garoon」は、フォームごとに申請経路の設定が可能。そのほか、代理申請・代理承認で稟議の停滞を防いだり、申請項目ごとにアクセス権を変えたり、フローの条件によってさまざまな設定ができます。
バックオフィスや社内でのコミュニケーションも含めて業務を効率化したい場合、それぞれに合った機能のワークフローシステムを選ぶ必要があります。
ほかのバックオフィス業務も同じシステム内で運用したい場合は、勤怠管理や経費精算も可能なものがおすすめです。システムによっては、勤怠管理・工数管理・経費精算など、従業員が日常的に使う機能をまとめて運用できることも。
たとえば「TeamSpirit」や「バクラク申請」は、バックオフィスの業務フローやシステムを整理する機能が使えます。こういった機能を活用し、社内全体で統一されたワークフローの仕組みを作るのも検討の価値があるでしょう。
幅広い業務の効率化を同時進行で進めたいなら、グループウェア一体型がうってつけです。グループウェアとは、メール・社内SNS・スケジュール管理・掲示板など、主に情報共有やコミュニケーションを円滑にするためのソフトウェアのことをいいます。
グループウェアの機能の一部としてワークフローを利用できるのが、グループウェア一体型です。代表的なシステムは「サイボウズOffice」や「desknet’s NEO」などが挙げられます。
ただし、ワークフローシステム特化型ではないため、複雑な承認フローや細かい設定はできないことも。社内でのコミュニケーションを含めた業務全体の効率を上げたい場合に、導入を考えてみるとよいでしょう。
承認フローが変わったときに備えて、メンテナンス性を確認しておくことも大切です。ワークフローシステムを導入後、業務の拡大や人事異動が発生した場合、承認フローも変更しなければなりません。修正に時間がかかると、業務の進行を妨げてしまうこともあります。
申請内容や金額によって自動で経路を分岐させたり、組織情報をCSVファイルでインポートできたり、または組織情報の一括変更が可能なら、変更後の作業も比較的スムーズです。たとえば「AgileWorks」は組織改編が実行される前から設定ができる先付メンテナンスという機能を備えています。
商品 | 画像 | リンク | ポイント | 詳細情報 | |||
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対象従業員規模 | 運用形態 | サポート体制 | |||||
1 | 住友電工情報システム 楽々WorkflowII | ![]() | スピーディな導入で即戦力に。スマホからもアクセス可能 | 中小企業、大企業 | クラウド型、パッケージ型 | 不明 | |
2 | Donuts ジョブカンワークフロー | ![]() | 申請・承認にかかる時間を削減。業務効率をアップ | 中小企業、大企業 | クラウド型 | メール、電話、チャット | |
3 | インフォテック Create!Webフロー | ![]() | ペーパーレス化を推進。意思決定のスピードアップ | 中小企業、大企業 | クラウド型、パッケージ型 | 問い合わせフォーム、ユーザーサポートサイト | |
4 | エイトレッド X-point Cloud | ![]() | 設備投資は不要。スマホやタブレットからも使える | 中小企業、大企業 | クラウド型 | メール、電話 | |
5 | kickflow kickflow | ![]() | 運用負荷を軽減しながら業務の効率化を実現 | 中小企業、大企業 | クラウド型 | スタンダード:メール、チャット/エンタープライズ:専任担当者 | |
6 | jinjer ジンジャーワークフロー | ![]() | 社内の申請・承認業務をシンプルに完結 | 中小企業、大企業 | クラウド型 | メール、チャット、電話 | |
7 | エイトレッド AgileWorks | ![]() | 組織改編や業務変更に強い。多様な働き方を応援 | 中小企業、大企業 | オンプレミス型 | メール | |
8 | コラボスタイル collaboflow | ![]() | お試し運用ができるので導入を検討しやすい | 中小企業、大企業 | クラウド型、パッケージ型 | 製品サポートサイト、電話、管理者向けトレーニングなど | |
9 | サイボウズ サイボウズ Office ワークフロー | ![]() | ひとめで進捗状況がわかるのが魅力 | 中小企業、大企業 | クラウド型、パッケージ型 | メール | |
10 | システムエグゼ AppRemo | ![]() | Excelデータをそのまま使える。過去の申請書は簡単検索 | 中小企業 | クラウド型、パッケージ型 | メール |
人事情報登録を行い、データ項目設計とマウス操作によるレイアウト編集をするだけで立ち上げられる、電子承認・電子決裁システムです。パソコンからはもちろん、外出中のスマホ・タブレット端末からも利用可能。進捗状況がひと目でわかるため、業務の効率化につながります。
対象従業員規模 | 中小企業、大企業 |
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運用形態 | クラウド型、パッケージ型 |
サポート体制 | 不明 |
対象従業員規模 | 中小企業、大企業 |
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運用形態 | クラウド型 |
サポート体制 | メール、電話、チャット |
対象従業員規模 | 中小企業、大企業 |
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運用形態 | クラウド型、パッケージ型 |
サポート体制 | 問い合わせフォーム、ユーザーサポートサイト |
スマホやタブレット端末からも利用でき、テレワーク・リモートワークで役立つワークフローシステムです。クラウド式で自社サーバーを用意する必要がなく、設備投資不要で導入可能。多数の稟議書・申請書のテンプレートが用意されており、社内業務のペーパーレス化を実現できます。
対象従業員規模 | 中小企業、大企業 |
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運用形態 | クラウド型 |
サポート体制 | メール、電話 |
対象従業員規模 | 中小企業、大企業 |
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運用形態 | クラウド型 |
サポート体制 | スタンダード:メール、チャット/エンタープライズ:専任担当者 |
すべての従業員が申請・承認業務にかける手間を大幅に削減し、すべての申請処理をジンジャー上で完結させることが可能です。企業全体の課題であるペーパーレス化や、多様な働き方への対応、無駄なコストの削減なども実現できます。データベースを1つにすることで、情報の更新作業が1回で完了するのも魅力です。
対象従業員規模 | 中小企業、大企業 |
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運用形態 | クラウド型 |
サポート体制 | メール、チャット、電話 |
対象従業員規模 | 中小企業、大企業 |
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運用形態 | オンプレミス型 |
サポート体制 | メール |
シンプルなUI設計なので、専用の知識がなくても、現在の運用をキープしたままワークフローシステムを構築できます。パーツを並べるだけで承認経路をつくれたり、Excelデータのデザインそのままに申請書を作成できたりと、操作方法が簡単。30日の無料お試しが用意されています。
対象従業員規模 | 中小企業、大企業 |
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運用形態 | クラウド型、パッケージ型 |
サポート体制 | 製品サポートサイト、電話、管理者向けトレーニングなど |
稟議書・交通費申請・休暇申請などの申請・決裁をかんたんに電子化できます。スマートフォンからでも申請・決裁可能。また、承認や差し戻しの状況が通知されるので、外出先でもスムーズに申請・処理業務がでるのもポイントです。
対象従業員規模 | 中小企業、大企業 |
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運用形態 | クラウド型、パッケージ型 |
サポート体制 | メール |
対象従業員規模 | 中小企業 |
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運用形態 | クラウド型、パッケージ型 |
サポート体制 | メール |
各種申請・承認・決裁・共有を行えるクラウドシステムで、Microsoft 365・Google Workspaceといったグループウェアと連携できます。シンプルな操作性により使いやすいのが特徴。外出中や出張中でも業務が滞らないよう、スマホからでも申請・承認作業が可能です。
対象従業員規模 | 中小企業、大企業 |
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運用形態 | クラウド型 |
サポート体制 | 製品サポートサイト、メール、オンライン 等 |
幅広いフォーマットの請求書に対応しており、複数枚の同時アップロードも可能。チャットアプリを通して素早く承認が可能なので、稟議システムに毎回アクセスする必要がありません。支払い申請時には仕訳・振込データを自動作成するため、帳簿作成もラクに行えるでしょう。
対象従業員規模 | 不明 |
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運用形態 | クラウド型 |
サポート体制 | お問合せサポート、ヘルプページ、ウェビナー |
機能が充実しており、10人前後の小規模オフィスから数万人規模の大企業まで、幅広い企業に対応しています。Kintone・Microsoft 365といった他社製品と連携ができ、今あるシステムをシームレスにつなげるのが特徴。わかりやすいUI設計なのも魅力です。
対象従業員規模 | 中小企業、大企業 |
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運用形態 | クラウド型、パッケージ型 |
サポート体制 | メール、チャット、電話など |
約50種類ものテンプレートが用意されており、すぐに利用を開始できる業務デジタル化サポートシステム。入力フォーム・システム連携&統合・ワークフローなど、基幹業務を支える多彩な機能を内包しています。内部統制・監査を支え、証跡管理機能も搭載しており、セキュリティ対策もばっちりです。
対象従業員規模 | 大企業 |
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運用形態 | クラウド型 |
サポート体制 | 不明 |
対象従業員規模 | 中小企業、大企業 |
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運用形態 | クラウド型 |
サポート体制 | 電話、オンライン相談 |
ユーザーグループ管理・アクセス権限制御・全文検索機能・データシステム連携・スマートデバイス対応など、大手企業で求められる高度な機能を有しています。複雑なワークフローにも柔軟に対応可能。細やかなアクセス権限設計ができ、組織再編時の対応や代理承認・申請を考慮した人事システム連携機能を実装しています。
対象従業員規模 | 大企業 |
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運用形態 | 不明 |
サポート体制 | 不明 |
対象従業員規模 | 中小企業、大企業 |
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運用形態 | パッケージ型 |
サポート体制 | メール、サポートサイト |
高機能なフローエンジンと簡単操作の申請書作成ツールで、理想のワークフローを実現。ほぼボタン操作だけで見たままのイメージの申請書フォーマットを作成できます。文書管理や電子契約等との連携にも対応しており、ワークフローでシステムを繋いでDX推進します。
対象従業員規模 | 不明 |
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運用形態 | 不明 |
サポート体制 | お問い合わせフォーム |
ハンコが自動で押され、関係者への一斉配布により、いままでの手間と時間を一気に削減。検索機能とリスト登録機能も搭載しているほか、スマホ対応でデスクにいなくても申請・承認・コメント・閲覧のすべてが可能ですよ。3か月間の無料トライアルがあり、購入前に会社に合うか確かめられる点も魅力。
対象従業員規模 | 不明 |
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運用形態 | クラウド型 |
サポート体制 | お問い合わせフォーム |
対象従業員規模 | 不明 |
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運用形態 | クラウド型 |
サポート体制 | 電話、メール、Webフォーム |
案件やプロジェクトごとの売上・原価・経費などの各種データを集約し、月次での収支を明確化。各種稟議書をクラウド化して、企業のワークフロー業務を電子決裁システムでサポートし、メールでのお知らせ機能も完備しています。無料トライアルの用意もありますよ。
対象従業員規模 | 不明 |
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運用形態 | クラウド型 |
サポート体制 | 問い合わせ:メール、電話 |
初期費用0円なだけでなく、1ユーザー単位の月額制サブスクリプションなので、導入コストを抑えた運用が可能。スマホアプリのようなアイコン形式のUI設計で、ITに慣れていない人でも操作しやすいのが魅力です。ユーザー権限によって料金に差はないため、少人数から大規模組織まで幅広い企業に適しています。
対象従業員規模 | 中小企業、大企業 |
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運用形態 | クラウド型 |
サポート体制 | サポートサイト |
企業内のあらゆる申請書類の電子化を推進し、共通ワークフローを用い申請・承認・決裁を行うことで、業務の無駄やミスを省き合理化・省力化を支援します。クラウドだから実現できるリーズナブルな価格設定も魅力です。導入前から導入後まで運用コンサルタントがサポート対応をしてくれます。
対象従業員規模 | 不明 |
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運用形態 | クラウド型 |
サポート体制 | メール、電話、勉強会、オンサイト対応 |
対象従業員規模 | 中小企業、大企業 |
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運用形態 | クラウド型、オンプレミス型 |
サポート体制 | メール、電話 |
豊富な導入経験・業務理解・実績・ノウハウをベースとしたテンプレートを提供。単なる拡張機能だけでなく、業務設計から導入・運用イメージまでをシームレスに連携するための方法論を用いつつ、オンライン化を図ります。導入コンサルによる既存の自社システムとの接続リアリティを鑑みながら検討もポイントです。
対象従業員規模 | 不明 |
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運用形態 | クラウド型 |
サポート体制 | サポート専用ポータル |
勤怠管理・工数管理・経費精算システムの同時導入が可能で、高いコストパフォーマンスがポイント。一度のログインで勤怠・工数・経費を登録することで入力作業の手間を大きく削減し、権限やアカウントも1つのプラットフォームでまとめて管理できます。高度な承認ワークフロー機能も備えていますよ。
対象従業員規模 | 中小企業 |
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運用形態 | パッケージ型 |
サポート体制 | 電話、メール、対面(有償サポートプランあり) |
交通系ICカード・出張手配サービス等の外部サービスとの連携による業務効率化が行えます。電子帳簿保存法に対応し、ペーパーレス化を促進。経費の執行状況や実績状況のレポート化による全社のコスト意識向上・コスト管理強化に寄与が可能です。
対象従業員規模 | 中小企業、大企業 |
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運用形態 | クラウド型、オンプレミス型 |
サポート体制 | メール |
Flowは最短2ステップでワークフローを作成できます。IT部門に関わらず、ユーザー自身が直観的な操作で、必要なワークフローをいつでも自由に作成可能。Microsoft 365アカウントをそのまま利用できるので、ユーザー情報やセキュリティポリシーを引き継げます。
対象従業員規模 | 中小企業、大企業 |
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運用形態 | クラウド型 |
サポート体制 | サポート窓口 |
複数のテンプレートが付属しており、グループ別・目的別に申請フォームを作成可能。設定期間を過ぎても処理をしていないと未対応を自動で通知されます。承認は詳細な設定が可能なので、会社のスタイルやその時々の状況に合わせて柔軟に設定できますよ。
対象従業員規模 | 中小企業 |
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運用形態 | 不明 |
サポート体制 | メール、電話、FAX |
自社サイトをベースに業務の効率化を図る場合、外部のレンタルサーバーやドメインを利用したいこともありますよね。以下の記事では、おすすめの法人向けレンタルサーバーやドメイン取得サービスをご紹介していますので、ぜひ参考にしてみてください。
1位: 住友電工情報システム|楽々WorkflowII
2位: Donuts|ジョブカンワークフロー
3位: インフォテック|Create!Webフロー
4位: エイトレッド|X-point Cloud
5位: kickflow|kickflow
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