退職時の挨拶メールの書き方は？例文付きでマナーを紹介
退職が決まったときに、仕事上でお世話になった人に送る退職メール。実際に退職が決まったものの、退職メールをどのように書けばいいのか迷っている人も多いのではないでしょうか。
本記事では、退職時の挨拶メールの書き方を例文付きで紹介します。退職の挨拶メールを送るタイミングやマナーも合わせて解説しますので、最後までぜひチェックしてください。
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退職の挨拶メールを送るタイミングやマナー
退職の挨拶メールを送る際、社内当てであれば出勤日の最終日に送り、社外宛てなら退職の2~3週間前に送りましょう。送信相手が大人数の場合は、基本的な型を作成し一斉送信するのが大切です。以下で詳しく解説しますので、ぜひ参考にしてください。
社内宛てのメールは最終出勤日に送るのが一般的
社内に向けたメールは感謝を伝える最後の挨拶であるため、基本的に最終出勤日に送信します。会社特有の独自のルールがある場合、過去の先輩方の退職挨拶メールを参考にするのがよいでしょう。
また、社員の業務に支障が出ないように、送信する時間帯を配慮します。退社の1時間前以降に送信するなど会社の状況によって、多忙な時間帯を避けましょう。
退職前に有給などを利用する人は、計画的に出勤する最終日に送っておくとよいです。
社外宛てのメールは退職の2〜3週間前に送信
社外に向けたメールを送るタイミングは退職前の2〜3週間を目安とします。取引先のことも考え、なるべく早く伝えましょう。
また、引き継ぎ期間が長いと、後任者が引き継ぎをしやすく問題点が生じた時に余裕を持って対応できます。そのうえ、取引先に仕事を計画的に進められる人と認知され、会社の信用も高まるでしょう。
退職の挨拶メールは一斉送信してもよい
同じ部署の同僚や上司、取引先など挨拶をすべき相手が大人数になってしまう場合、挨拶メールは一斉送信してもよいです。挨拶のメールを一斉送信するのは失礼ではないかと迷ってしまう人もいますが、お世話になった気持ちをしっかり伝えられるとよいでしょう。
面識のない相手同士でアドレスを知られないようにするため、必ず送りたい相手のアドレスはbcc、自分のアドレスはToに入れます。特にお世話になった相手に対しては個別にメールを送り、可能なら直接挨拶もしましょう。
基本的な型に沿って書く
メール内容は以下の8つの構成を意識し、ビジネスマナーを守りながら書くとよいです。読み手への配慮、丁寧な言葉遣いなどに意識を向けることで自然と不快感を抱きにくいでしょう。
- 件名
- 宛名
- 挨拶
- 名乗り
- 要旨
- 詳細
- 結びの挨拶
- 署名
要旨の箇所には、退職理由を一身上の都合と記入します。詳細には感謝の気持ちやお礼、退職日、後任者などを伝えましょう。
退職挨拶メールの書き方とは？例文つきで紹介
退職の挨拶メールを送る際、社内宛てならシンプルでわかりやすく、社外宛てならな退社日や後任者を明記する点に気をつけるとよいでしょう。また、特にお世話になった上司に対してはエピソードや思い出を盛り込むのがポイントです。例文とあわせて詳しく解説しますので、ぜひ最後までチェックしてください。
社内に向けた挨拶：シンプルにわかりやすく！
相手にとって内容がひと目でわかり、読む内容に労力を奪われないように配慮します。件名には読み飛ばしを少なくするために、退職のご挨拶（名前）などと趣旨がひと目で分かるものにしましょう。
事例：以下文例です。（引用：エン転職）
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件名：退職のご挨拶（鈴木）
本文：
○○事業部○○課の皆様、お疲れ様です。
このたび、一身上の都合により3月末で退社することになり、本日が最終出社日となりました。
本来であれば直接ご挨拶をすべきところ、メールでの挨拶にて失礼いたします。
在籍中はいたらぬ点もあったかと思いますが、お世話になりありがとうございました。
皆様から温かい叱咤激励の言葉をいただき、感謝しております。
業務を通じて壁に当たることもありましたが、多くのことを学ばせていただきました。
今後もこの会社で培った経験を、活かしていきたいと思っております。
退職後の連絡先は下記になりますので、今後ともご連絡いただけると幸いです。
メール：アドレス
携帯：番号
最後になりましたが、皆様のさらなるご健勝とご活躍を心よりお祈り申し上げます。
今まで、本当にありがとうございました。
補足：退職後も連絡を取りたい場合には、退職後の連絡先を添える
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退職理由は細かく書かず、退職理由には一身上の都合と書く点に注意しましょう。
社外に向けた挨拶：退社日や後任者を明記する！
取引先にメールを送る内容は、社内に向けた内容と異なり退社日や後任者を必ず明記します。相手にとって不安を抱かせない引き継ぎを心がけると、自然と安心感を与えるでしょう。
事例：以下文例です。（引用：エン転職）
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件名：退職のご挨拶（××株式会社 鈴木）
本文：
株式会社○○○○ ●●様
いつも大変お世話になっております。××株式会社の鈴木です。
私事で大変恐縮ですが、一身上の都合により3月31日を持って退社することになりました。
●●様にはこれまで何かとお力添えをいただき、心より感謝しております。
本来であれば直接ご挨拶をすべきところ、メールでの挨拶になりましたことお詫び申し上げます。
××部長には入社当初から目をかけて育てていただき、大変多くのことを学ばせていただきました。
私が中々営業数字をあげられないとき、温かい叱咤激励の言葉をいただいたこと、今でも覚えています。
後任は同じ部署の◎◎が務めさせていただきます。
後日改めて◎◎がご挨拶に伺いますので、変わらぬご指導の程よろしくお願い申し上げます。
最後になりましたが、貴社のご発展と●●様のますますのご活躍を心よりお祈り申し上げます。
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退職までの期間は、社内と社外で引き継ぎが忙しくなることも考えられます。退職日の2〜3週間前には伝えるのが理想です。基本的に退職後の連絡先は書かないが、どうしても書きたい場合は上司に相談して指示をあおぎましょう。
お世話になった上司：エピソードや思い出話を添えてもよい
仕事での思い出や上司との関わりから学んだことを詳細に記載すると、より感謝が伝わります。上司にとって感謝が伝わる内容は嬉しく思います。さらに自分も上司から学んだ内容を振り返ると、学びをフィードバックでき今後の教訓になる可能性もあるでしょう。
事例：以下文例です。（引用：エン転職）
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件名：退職のご挨拶（鈴木）
本文：
○○事業部○○課 ××様
お疲れ様です。□□事業部の鈴木です。
このたび、一身上の都合により3月末で退社することになり、本日が最終出社日となりました。
本来であれば直接ご挨拶をすべきところ、メールでの挨拶にて失礼いたします。
××部長には入社当初から目をかけて育てていただき、大変多くのことを学ばせていただきました。
私が中々営業数字をあげられないとき、温かい叱咤激励の言葉をいただいたこと、今でも覚えています。
在籍中はいたらぬ点もあったかと思いますが、お世話になりありがとうございました。
今後も××部長から教えていただいたことを糧にし、活かしていきたいと思っております。
退職後の連絡先は下記になりますので、今後ともご連絡いただけると幸いです。
メール：アドレス
携帯：番号
最後になりましたが、皆様のさらなるご健勝とご活躍を心よりお祈り申し上げます。
今まで、本当にありがとうございました。
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直接挨拶ができない場合、一斉ではなく個別にメールを送ります。内容には、メールでの挨拶となってしまった点をおわびする一文を加え、愚痴や苦言が入らないように注意しましょう。
退職の挨拶をしにくい・できない場合は退職代行サービスをチェック
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