退職届は郵送でもいいの？作成時の注意点とマナーを紹介

まず、退職届を入れる封筒よりひと回り大きな封筒を用意します。退職届の封筒に直接宛名を書いて送るのは好ましくありません。

郵送用の封筒は、退職届の封筒を折り曲げずに入れられ、あまり大きすぎないものが適切。退職届の封筒が長形4号なら長形3号、長形3号の退職届封筒なら角形5号の郵送用封筒がおすすめです。

退職届は白色の封筒に入れるのが一般的なので、郵送用封筒も白を選ぶのが無難です。郵送用封筒には宛名を書くので、郵便番号の枠が付いたものを選ぶとよいでしょう。

郵送用封筒に書く宛名は、部署名だけでなく個人名まで書く必要があります。

退職届はデリケートで機密性の高い書類。ほかの人に開けられてしまうリスクを避けなければいけません。誰宛に送ればよいかわからないときは、上司か人事担当に確認しましょう。また必ずフルネームを聞き、正しい表記かも忘れずに確認してください。

宛名を書いたら表面の左下に赤字で「親展」と書きます。これは「宛名に書かれている本人に開けてほしい」という意味を表すもの。赤のペンで親展と書いたら、同じペンで周囲を四角く囲みます。

自分の名前を書くのは裏面です。住所・氏名だけでなく退職前の部署名も忘れずに記載しましょう。

送付の際は、配達証明を利用するのがおすすめです。

配達証明は、郵便物がきちんと先方に届いたことを証明してくれるサービスです。配達時には、受け取りの署名または押印が必要。差出人にも「郵便物等配達証明書」というハガキが届きます。大切な書類である退職届が確実に届いたことがわかるので、安心できるでしょう。

自分で切手を貼ってポストに投函するのはおすすめできません。万が一、料金不足で届かないと、提出期限に間に合わない可能性もあります。配達証明を利用しない場合も、必ず郵便局から発送しましょう。

ちなみに配達証明は一般書留の加算額に加えて320円かかります。

添え状は、会社に書類を送る際に同封するビジネスレターの一種です。

本来は手渡しすべき書類を郵送するので、添え状は対面で行うべきであった挨拶のかわりの意味合いも果たします。封筒を開けた人が最初に目にするものなので、気持ちよく書類に目を通してもらえるよう、心をこめて書きましょう。

また、同封した書類が何であり、誰が何のために送ったのかを明確にする役割もあります。加えて、書類には書ききれなかった事項を、添え状の中で補足として伝えることも可能です。

手書きかパソコンかの決まりはありませんが、退職届が手書きなら手書きで揃えるといった具合に統一感を持たせると、相手が読みやすいでしょう。用紙も退職届と同じサイズのものを使用すると、丁寧な印象を与えられます。

添え状は、作成した日付・宛先・自身の所属部署と氏名・本文の4つで構成するのが一般的です。ルールに沿って適切に作成しましょう。

横書きで作成する場合、日付は右上です。月日だけでなく、必ず「令和」から書いてください。次に書く宛先は左寄せで、会社名・部署名・上司の名前を書くのが通例。会社名は略さず「株式会社」なども正式に記載します。

自分の名前の前には退職時に配属されている部署名を記載。上司の部署名と同じでも省略せずに正式名称を書きます。そのあと、中央寄せで「退職届の送付について」などタイトルを書いてから本文を続けましょう。

本文の後には「記」と中央に書いて「退職届　1部」と封入物の説明を入れておくと、さらに丁寧な印象になります。

本文も、ビジネスマナーを守って丁寧に誠意をもって書きましょう。内容だけでなく、誤字脱字をなくすことや、手書きの場合は字のきれいさも大事なポイントです。

まず「拝啓」で始め、季節の挨拶を書きます。季節の挨拶は「時候の挨拶　○月」などネットで検索すると例文がいくつか出てくるので参考にしてみてください。そのあと、退職する旨と退職届を郵送することを伝え、「ご査収の程、よろしくお願い申し上げます」といった文章を続けます。

さらに、突然の退職で迷惑をかけたことへのお詫びや、これまでお世話になったことへの感謝の気持ちを書き記します。最後に「末筆ながら、貴社のご健勝をお祈り申し上げます」など結びの文章を添えたら「敬具」で締めて終わりです。

誤字や脱字がないか、パソコンで打つ場合は変換ミスがないか、最後にもう一度確認しましょう。

退職届は、一度提出したら撤回できないのが基本。退職に迷いがある人は注意が必要です。

ビジネスシーンでは、届の提出は強い意志の表れと解釈されます。また、退職届は退職日まで合意したあとに提出するケースがほとんど。会社はすでに後任者の採用活動を始めている可能性があります。合意前の段階で出す「退職願」とは意味合いが違うので、気をつけましょう。

もし提出後に迷いが生じたら、できるだけ早く上司に相談しましょう。会社側が、できるだけ長く働いてもらいたいと考えている場合は、撤回できる可能性もあります。退職後に後悔しないよう、1人で悩まず正直に上司に相談してみてください。

退職日も退職届の提出後は変更できない場合があるので、合わせて注意が必要です。

退職日までに思うように転職先が決まらず、退職日を遅らせたいことがあるかもしれません。また引き継ぎが間に合わない、有休消化がしきれないといったケースもあるでしょう。しかし、会社はその日に退職するつもりで、後任の採用やチームの再編成を決定している可能性があります。

逆に転職先から早く来て欲しいといわれ、退職日を早めたいといったことも考えられます。しかし急な変更希望は上司だけでなく、同僚や部署全体に迷惑をかけてしまうので、スケジュールの調整は慎重に行うことが大切です。

ただ、状況によっては変更できることもあるので「もし可能であれば」といったスタンスで上司にお伺いを立ててみるとよいでしょう。

解雇やリストラの場合は、退職届の提出は必要ありません。退職届は自分の意思で退職する際に出すものと覚えておいてください。

解雇やリストラで退職届の提出を求められた場合は、会社が自己都合の退職として処理したいと考えている可能性があります。解雇を自己都合とされてしまうと、失業給付金の支給開始や受給期間が不利になるので注意してください。

提出を求められたら、会社に理由を確認しましょう。退職届の強要は違法行為にあたる可能性もあるので、納得のいく説明を得られるまでは提出しないことをおすすめします。