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おすすめの同窓会代行会社5選【幹事さん必見!】

注目が高まっている新サービス「同窓会代行会社」。同窓会の開催に必要な会場選定・案内状作成・参加者確認などの一切を幹事さんに替わって引き受けてくれるのはもちろん、専用ホームページやSNSの提供・イベント性の高い企画などプロならではのノウハウも提供してくれます。笑屋・同窓会本舗など全国展開のサービスも多く、幹事業務を依頼して同窓会を大成功させる方が増えているんですよ。

今回は、利用者の口コミなども参考にしながら、思い出に残る楽しい同窓会を企画・実現してくれる同窓会代行会社をセレクトし、選び方のポイントとともにご紹介します!同窓会をやりたいと思いながらなかなか実行に移せなかった方も、TVなどで見て気になっていたという方も、この記事を参考にぜひ検討してみて下さいね。
  • 最終更新日:2018年05月17日
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目次

同窓会代行会社とは?

同窓会代行会社とは?
同窓会代行業者とは、その名の通り、同窓会の開催を行ってくれる会社のことです。近年メディアでの露出も多く、需要が増えているようです。

具体的には、会場の手配・専用の同窓会サイトの開設・案内状送付や出欠管理・当日の進行や会計・2次会の手配といったことを幹事さんの代わりに行ってくれます。料金については、後ほどまた詳しくご紹介しますが、会費×当日参加人数のみで頼める会社がほとんどで、事前準備の費用などは掛からない場合が多いようです。

実際に契約するまでの相談ももちろん無料で行ってくれます。自分で幹事をしようか、代行会社に頼むか迷っている人でも気軽に相談してみると良いですね。

同窓会代行会社に頼むメリット

同窓会代行会社がどういうものか分かったところで、次は利用する際のメリットについて考えてみましょう。代行会社を利用すると、当然ながら幹事さんが自分たちで企画するよりもお金がかかります。どんなメリットがあるのか、本当に便利なのかを検討してから同窓会代行会社の選定に進みたいですね。

幹事の手間が省ける

幹事の手間が省ける
一番のメリットは、幹事の方の手間が省けるというところです。名簿作り、会場のリサーチと手配、案内状の作成・印刷・発送、出欠の管理、当日の受付、司会進行などなど、同窓会幹事の仕事は実に多岐に渡ります。幹事だから当日も気軽に楽しめないということもしばしば。

同窓会代行会社はそのほとんどを代わりにやってくれるので、幹事の負担はかなり軽くなり、気の置けない仲間たちとの再会を思いっきり楽しむことができます。

赤字リスクが少ない⁉

赤字リスクが少ない⁉
同窓会の開催にあたって、幹事のみなさんが頭を悩ませるのが、金銭問題です。人数が多く、広い会場を使う場合には特に事前に手付金を納めなければいけない会場がほとんど。さらに案内状の作成や発送にかかる費用、参加予測人数に満たなかった場合の補填、ドタキャンが発生した場合など、実は同窓会というものは赤字リスクにまみれているんです。

同窓会代行会社は、経験則があるため、費用の最低ラインをある程度予測して会の調整にあたることができます。そのためほとんどの場合赤字を回避することができますし、こちらに追加の費用請求が発生したり、準備金を用意したりする必要もありません。無用な金銭負担の心配がないのは本当にありがたいですね!

専用サイトの開設など、成功のノウハウがたくさん!

専用サイトの開設など、成功のノウハウがたくさん!
人が集まりやすく過ごしやすい時期や、参加を促しやすい案内状の作り方、失礼のない恩師の呼び方、当日を楽しくスムーズに開催するためのスケジューリングなど、ひとくちに同窓会と言っても、実は成功のためのノウハウというのはたくさんあるものです。同窓会代行会社は、このノウハウをしっかりと持っているので、同窓会が失敗してしまうのでは…という心配も回避することができます。

自分たちでは難しい、同窓会サイトの開設はまさに成功の秘訣!サイト内で事前にコミュニケーションを取り合うことで、同窓会への期待が高まるほか、参加人数の増加も期待できます。また、同窓会終了後もサイトは残りますので、参加できなかった方が閲覧したり、再会のためのコミュニケーションツールとしても役立ちますよ。

同窓会代行会社の選び方

では同窓会代行会社はどうやって選んだら良いのでしょうか?選び方のポイントをまとめましたので、ぜひご参考になさってくださいね。

対応エリアを確認する

対応エリアを確認する
まず最初に確認したいのが対応エリアです。対応エリアは会社の規模の大小にもよりますが、全国対応している会社もあります。同窓会を開催したい場所に対応しているかどうか、ウェブサイトで確認すると良いでしょう。

対応人数を確認する

対応人数を確認する
同窓会代行会社はあまり少人数の同窓会は扱わないことがほとんどです。目安としては一学年規模以上といったところで、具体的に何人という数字は決めていない会社が多いようです。しかし中には、クラス会など少人数で行いたいという希望にも答えてくれるところもあるようですので、気軽に相談してみると良いですね!

サービスプランの内容で選ぶ

サービスプランの内容で選ぶ
通常のサービスプランとしてどこの同窓会代行会社でも行っているのが、企画・名簿のデータベース化・出欠者管理・案内状発送・同窓会専用SNS提供・当日の司会・進行などです。これだけでも十分ありがたいのですが、さらにクオリティの高い同窓会を希望する場合には、プロによる写真撮影サービスや、ベビーシッターサービスなどをオプションで依頼することができる会社もあります。

このサービスプラン内容は、各社それぞれの特徴が表れるところ。恩師へのプレゼントがオプションとなる会社や、元々プランに入っている会社などもあり、会費や満足度にも関わってきますので、じっくりと比較検討したいポイントですね!

料金システムはしっかりチェック

料金システムはしっかりチェック
どこの同窓会代行会社も、料金は参加人数×会費です。一人一人の会費の中に、会場使用料や飲食費、経費などがすべて含まれています。そのため幹事も同じ会費を払うことになります。

居酒屋からホテルまで、会場のランクによってこの会費が変わり、だいたい1人5000円から10000円が相場となるようですが、参加者の平均年齢や会の主旨によっても会費相場は変わってきます。担当者に相談して適切な金額のアドバイスをもらうと良いでしょう。

案内状の送付やサイトの開設といった事前の準備費はかからない会社がほとんど。また、当日に参加者の変動があっても原則負担金額は変わらないのが基本ですが、一定の基準を設けている会社もありますので、ぜひ確認しておきましょう。

個人情報への認識具合もしっかりチェック

個人情報への認識具合もしっかりチェック
同窓会代行会社に依頼すると、必然的に参加者の名簿や連絡先をその会社に渡すことになります。個人情報になりますので、本来であれば参加を呼びかける人全員に承認を得る必要がありますが、かなり困難です。万が一の場合は幹事がその責任を負うということで判断することになりますが、その万が一を回避するために、個人情報に対する認識がしっかりした会社を選ぶようにしましょう。

個人情報の利用目的に「同窓会開催以外に利用しない」と記載があるか、Pマーク(プライバシーマーク)を持っているかどうか、SSL対応がなされているかの3点が特にチェックしておきたいポイントです。ウェブサイトや資料に個人情報に関する記載があるかを確認し、できれば直接担当者に確認してみてください。

おすすめの同窓会代行会社5選

同窓会代行会社に依頼するメリットと選び方がわかったところで、おすすめの会社をご紹介します。どの会社もメディアへの露出や口コミで評判の良い会社ばかりです。ぜひご参考にしてくださいね。

笑屋

笑屋
出典:dsksyoya.com
笑屋
詳細情報
・対応エリア:全国
・主なサービス:企画プランニング、名簿のデータベース化・管理、出欠者・転居先不明者管理、案内状デザイン・発送、同窓会専用SNS提供、受付、司会進行等
・料金体系:会費×参加者(別途費用・キャンセル料一切不要)

メディア掲載多数!大人気の業界最大手

業界の最大手でもあり、メディアへも多数取り上げられる人気の同窓会代行会社です。基本的には全国どこでも対応可能。年間の同窓会開催数が最も多く、それだけノウハウもきちんとしている会社です。最大の売りは同窓会専用SNSの提供。同窓会の詳細や出欠情報が共有でき、メッセージや掲示板など同窓生同士でコミュニケーションを取ることができます。

写真や動画の共有もスムーズ。SNSは同窓会終了後も残すことができますので、その後のちょっとした集まりやコミュニケーションに活用することができます。

フォトグラファーやベビーシッター、デザイナー、映像制作会社との連携が多くあるため、オプション設定も細やか。スポンサーを募集して、会費をディスカウントするというサービスもあります。プライバシーマークも取得しているということですので安心ですね。業者選びに迷ったら、まず笑屋へ資料請求してみることをおすすめします。

同窓会ネット

同窓会ネット
詳細情報
・対応エリア:全国
・主なサービス:企画プランニング、名簿のデータベース化・管理、出欠者・転居先不明者管理、案内状デザイン・発送、同窓会専用ホームページ作成、受付、司会進行等
・料金体系:会費×参加者(会場によって最低参加人数制限あり)

業界一の老舗。「絶対安心」のサービスを提供

名簿の手配、発起人の設定、料金プラン・日時・地域の設定、幹事が用意するのはこの3つだけ。専門のアドバイザーが要望に沿った同窓会プランを提案してくれます。無料ホームページの作成、出欠管理、転居先不明者情報の収集、同窓会の運営、受付、式次第・名札の準備、記念撮影、フォトアルバム作成、2次会手配までを「同窓会幹事代行パック オールインワン」ならトータルに請け負ってくれます。

料金プランによって請負内容に多少の差がありますが、アドバイザーがその都度丁寧に聞き取りをして対応してくれるので、安心して任せることができます。もちろんプライバシーマークも取得済み。ラグジュアリーホテルを使ったセレブ同窓会や、同窓会旅行、バーベキュープランなど他企業との合同企画も豊富です。

同窓会本舗

同窓会本舗
出典:d-hompo.com
同窓会本舗
詳細情報
・対応エリア:全国
・主なサービス:企画プランニング、名簿のデータベース化・管理、出欠者・転居先不明者管理、案内状デザイン・発送、同窓会専用ホームページ作成、受付、司会進行等
・料金体系:会費×参加者(別途費用・キャンセル料一切不要)

同窓会だけでなく、パーティー全般に対応

2000校以上の同窓会プロデュース実績。メディアへの露出も増えてきており、近年急成長している同窓会代行会社です。会費は4800円からとリーズナブル。2クラス以上、80名以上の学校であれば対応してくれるそうです。80名というのは学校の規模としての人数であり、最終的な参加人数ではありません。

恩師への記念品などもプランの中に含まれていますので、別途料金もかかりません。同窓会だけでなく、OB・OG会や送別会、退任記念パーティー、同期会、謝恩会などにも対応。相談次第でパーティー全般を運営してくれるところが魅力です。プライバシーマークの取得には至っていませんが、個人情報保護士が常時在籍している企業です。

同窓会フォーユー

同窓会フォーユー
出典:d4u.jpn.org
同窓会フォーユー
詳細情報
・対応エリア:関東エリア
・主なサービス:企画プランニング、名簿のデータベース化・管理、出欠者・転居先不明者管理、案内状デザイン・発送、同窓会専用ホームページ作成、受付、司会進行等
・料金体系:会費×参加者(別途費用・キャンセル料一切不要)

案内状作成のみのシンプルサポートプランも!

会場手配や名簿の作成から当日の受付サポートや精算までをしっかり請け負ってくれる「フルサポートプラン」の他に、プランナーサポート・案内状作成・印刷・発送・名簿の電子化のみをサポートしてくれる「シンプルサポートプラン」が用意されているのが特徴。

費用は切手代込みで発送人数(100名以上)×発送費用(税別180円)のみ。会場手配や当日の運営は自分たちでやりたいという幹事さんにはおすすめです。フルサポートプランは関東圏のみの対応となっていますが、シンプルサポートプランだと全国対応が可能です。

資料請求すると、スケジューリングや当日のプログラムサンプルなど、同窓会開催全般に関する詳しい資料を提供してくれるところも嬉しいサービス。万が一災害などで開催を延期した場合も、連絡からリスケジュール、案内状の再送(無料)までサポートしてくれます。全社員が個人情報保護法スペシャリスト認定を取得。個人情報保護についても安心です。

同窓会プロ

同窓会プロ
出典:dsk-pro.com
同窓会プロ
詳細情報
・対応エリア:全国
・主なサービス:企画プランニング、名簿のデータベース化・管理、出欠者・転居先不明者管理、案内状デザイン・発送、同窓会専用ホームページ作成、受付、司会進行等
・料金体系:会費×参加者(別途費用・キャンセル料一切不要)

事前準備だけの「お手軽プラン」+オプションで自由度が高い!

必要なのは幹事の選定と卒業生名簿だけ、というシンプルさ。卒業生名簿に住所録がない場合も、学校への問い合わせノウハウからプランナーがアドバイスしてくれるそう。手取り足取り親切なところが魅力です。「丸ごとプラン」は会費7000円から。会場手配・案内状作成・印刷・発送から当日の司会進行・二次会手配まですべて請け負ってくれます。同窓会専用ホームページはパソコン・携帯・スマートフォン3キャリア対応です。

また、事前準備だけの「お手軽プラン」も設定。こちらは名簿のデータベース化・案内ハガキの作成・発送・転居先不明者追加発送・同窓会専用ホームページの開設・出欠者転居不明者管理までを、案内ハガキ発送枚数×300円+当日の参加人数×1000円で請け負ってくれます。

この「お手軽プラン」には、オプションで当日の司会やプロカメラマンの手配などを追加することも可能だそう。フレキシブルな対応をしてくれるので、全体の費用をコントロールしたい幹事さんにはおすすめです。

始めて依頼する時のチェックポイント

いかがですか?便利そうだから頼んでみようかなと思ったら、気になるのは具体的にどんな感じで依頼するのかということですよね。最終的には各会社に聞くことをおすすめしますが、大まかには、以下の点だけ注意すれば大丈夫そうですよ!

依頼時に必要なものは?

依頼時に必要なものは?
会社によって多少の差異はありますが、最低限は、幹事メンバーを決めておくことと、卒業生名簿は必要となるでしょう。幹事はできるなら1人ではなく複数で決めておくと良いですよ。卒業生名簿には昨今住所録がついていないことが多いそうですが、その際も対応してくれるところがほとんどですので、ぜひ相談してみてください。

準備はいつ頃から?

準備はいつ頃から?
基本的には開催予定日の5、6ヶ月前から準備を始めるのが適切なようです。ただ、SNSなどがコミニュケーションの中心になっている若年層が主たる参加者の場合は、3ヶ月ほどでの準備が可能、としている会社もあります。

寄せ書きで楽しい思い出を形に!

さぁ、同窓会成功まであと一息!恩師へのお土産に、みんなの寄せ書きを一緒に添えると余計に盛り上がるかもしれませんよ。こういったひと手間をかける余裕ができるのも、代行会社にお願いして諸々の手間が省けるからこそ!以下の記事が参考になりますので、チェックしてみて下さいね。

まとめ

同窓会の開催というのは、事前準備から当日まで考えると気の遠くなるような作業の連続。あらゆるリスクを回避するためにも、ノウハウのあるプロに任せてしまうのが安心ですし、何より幹事さん自身も思い切り楽しむことができます。

ご紹介した同窓会代行会社は、特に評判がよく人気の高い会社ばかりです。気になる会社には、ぜひ資料請求などコンタクトを撮ってみてくださいね。懐かしの顔ぶれと心置きなく楽しめる同窓会ができますように!

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